Hvordan å lage utkast til et dokument oppbevaringspolicy

Mange lover krever at selskapene opprettholde dokumenter for en viss tid. Unnlatelse av å beholde dokumenter, for eksempel korrespondanse, e-post, notater og andre poster, kan føre til strenge straffer. Utforme og implementere en streng dokumentoppbevaring politikk kan beskytte et aksjeselskap mot anklager om spoliation av bevis og obstruksjon av rettferdighet, samt gi et forsvar i potensiell rettssaker.

Bruksanvisning

•  Identifisere og klassifisere relevante poster. Aktuelle poster er generelt de dokumentene som kan hjelpe bevise eller motbevise en omstridt sak i eventuelle rettssaker. Slike poster kan omfatte skatt poster, ansattes filer, regnskap eller firma minutter eller vedtektene. Lag en liste over hver av disse dokumentene og indikere hvor og hvordan hvert dokument er lagret.

•  Etablere et holdefristen. Med hjelp av advokat, bestemme hvor lenge hver relevante dokument må beholdes. Lover variere i henhold til formålet med dokumentet. For eksempel, skatt poster har som regel å bli beholdt for minimum tre år. Advokat kan gi deg råd om gjeldende bestemmelser om begrensninger, noe som ville diktere hvor mye tid til å oppbevare journaler før de blir arkivert eller resirkulert.

•  Utvikle et dokument oppbevaring task force. Et dokument oppbevaring arbeidsgruppe kan overvåke prosessen med å identifisere, klassifisere og beholde relevante dokumenter. En ideell dokument arbeidsgruppe bør bestå av juridiske rådgiver, konsernledelsen og en informasjonsteknologi representant.

•  Legg dokumentet oppbevaring politikk skriftlig. Når du har identifisert alle relevante dokumenter og riktig tid for å opprettholde dem, sette informasjonen skriftlig for distribusjon til alle ansatte. Et dokument oppbevaring politikk bør gi klare retningslinjer for håndtering og beholde selskapet poster.

•  Utdanne bedriftens ansatte på dokument oppbevaring politikk. Sirkulere skriftlig dokument oppbevaring politikk til alle ansatte med en bekreftelse side for deres signatur. Tilby opplæring til ansatte for å forklare behovet for et dokument oppbevaring politikk og for å svare på spørsmål som de måtte ha om effekt og hensikten med politikken.