Hvordan skrive en forretningsplan e-post for å sette opp et lunsjmøte

Enten møte med klienter til å presentere et forslag eller gjennomføre en arbeidslunsj med ansatte, sende en invitasjon via e-post kan være en rask og effektiv måte å koordinere arrangementet.

Bruksanvisning

•  Tenk på din målgruppe. Tonen i din e-postadresse vil måtte tilpasse seg hvem du inviterer til lunsjmøte. En uformell tone fungerer fint hvis lunsjmøte er med ansatte, og du skal tilbringe tid på å diskutere strategier og brainstorming. Hvis hensikten med møtet er mer alvorlig, må du gjøre dette klart i din korrespondanse til inviterte ansatte. Hvis lunsjmøte er med klienter, må du kanskje en mer formell tone, avhengig av samarbeid med dem.

•  Finn en restaurant som vil være i stand til å imøtekomme din gruppe. Avhengig av antall inviterte, kan det være lurt å oppsøke et anlegg som har et privat rom tilgjengelig. Når du planlegger et lunsjmøte med klienter, kan det hjelpe å finne et spisested som er mindre hektisk, der samtalen ikke blir anstrengt på grunn av støy.

• . Bestem hvem du skal invitere til lunsj møte og ta kontakt kontoret kalenderen for å finne ut om alle parter vil være tilgjengelig på datoen i spørsmålet. For ansatte lunsjmøter, foreta en rask telefonsamtale til å spørre om de valgte inviterte vil være tilgjengelig på denne dagen, og deretter be dem om å holde den åpen mens planene blir sluttført.

•  Ring restauranten valg og satt opp en foreløpig reservasjon. La dem vite at du kanskje må justere antall deltakere nærmere den datoen. Hvis du oppdager at du vil ha flere mer til stede enn opprinnelig planlagt, sørg for å varsle restauranten så snart som mulig, slik at de ansatte kan imøtekomme dine behov.

•  Komponer din e-post, inkludert e-postadressene til hver person du ønsker å invitere. Bruk emnefeltet for å begrunne e-posten. Inkluder ord som "Viktig" eller "Sett av dagene", og inneholde dato, og fornuft. For eksempel kan motivet lese: "Viktig: Working Lunch på 2/18/09-RSVP nødvendig." For lunsj med en klient, selvfølgelig, må du finesse emnefeltet og slå den inn i en forespørsel, snarere enn en etterspørsel.

•  Bruk kroppen av e-posten til å forklare nødvendigheten av lunsjmøtet og hva du ønsker deltakerne å bringe eller dele under møtet. Avhengig av hvor vanskelig det er å peke folk ned, kan det være lurt å kreve at de RSVP, slik at du kan fullføre reservasjonen telle med restauranten. Hvis du setter opp en klient lunsj, kan det være lurt å be om et lunsjmøte, og tilstanden hvilke elementer du ønsker å diskutere med dem